Versicherte sollten sich deshalb spätestens jetzt mit der Akte vertraut machen. Die Idee hinter der ePA ist es, statt vieler Befunde und Rezepte auf Papier oder digitalen Röntgenbildern auf verschiedenen CDs und Plattformen gibt es künftig für jeden Versicherten einen zentralen Ort, der alle relevanten medizinischen Dokumente und später Daten enthält. Vom Rezept des Hausarztes bis zum Befund vom Facharzt und dem Arztbrief aus der Klinik. So bekommen Ärzt:innen als auch die Versicherten selbst einen Überblick über alle Arztbesuche und Behandlungen.

Wer bisher der Anlage seiner ePA bei seiner Krankenkasse nicht widersprochen hat, verfügt ab dem 29. April 2025 über eine persönliche ePA. Um diese aufrufen zu können, benötigt man eine NFC-fähige Versichertenkarte (in der Regel ist das die Gesundheitskarte der Krankenkasse) sowie ein Smartphone oder Tablet, um die entsprechende App der Krankenkasse zu laden. Zusätzlich brauchen Versicherte eine PIN, den sie bei der Krankenkasse beantragen können oder bereits erhalten haben. Versicherte müssen die ePA nur mittels der App der Krankenkasse selbst steuern. Sensible medizinische Daten können nur vom Versicherten selbst verborgen oder gelöscht werden, wenn sie nicht von allen eingesehen werden sollen. Versicherte müssen sich also selbst um Ihre Privatsphäre kümmern.

Jede Krankenkasse hat eine Ombudsstelle für die ePA. Damit sollen vor allem Versicherte ohne Smartphone oder Tablet bei der Verwaltung unterstützt werden. Die Mitarbeitenden der Ombudsstelle können jedoch keine medizinischen Daten der Versicherten einsehen. Versicherte ohne Smartphone oder Tablet können jedoch bestimmte Widersprüche im Zusammenhang mit der ePA an die Ombudsstelle richten.

Versicherte müssen die ePA nicht nutzen. Wer keine ePA möchte, kann jederzeit widersprechen. Das geht entweder für die gesamte Akte oder Teilbereiche. Auch nach Einrichten der ePA kann diese auf Wunsch des Versicherten durch die Krankenkasse inklusive aller enthaltenen Daten wieder gelöscht werden.
Das Sperren bestimmter Ärzte, medizinischer Einrichtungen oder Apotheken können Versicherte über die ePA-App selbst vornehmen oder über Ombudsstelle der Krankenkasse veranlassen. Dann können diese Leistungserbringer nicht mehr auf Daten der ePA zugreifen oder diese lesen.
Die Daten aus den e-Rezepten verordneter Medikamente fließen automatisch in die ePA. Möchte man dieser Medikationsliste widersprechen, geht das auch wieder mittels ePA-App oder über die  Ombudsstelle der Krankenkasse.  
Versicherte können ebenfalls verhindern, dass bestimmte Daten von Ärzt:innen im Rahmen einer Behandlungssituation in die ePA übertragen werden, in dem sie in der Arztpraxis der Datenspeicherung widersprechen.
Wichtig ist auch zu wissen, dass die Krankenkasse automatisch alle Abrechnungsdaten zu Arzt¬ und Krankenhausbesuchen, den erbrachten Leistungen und Diagnosen in die ePA einstellen. Wer das nicht möchte, muss bei der Krankenkasse widersprechen.
Behandlungsdaten aus der ePA werden voraussichtlich ab Mitte Juli 2025 automatisch der Forschung zur Verfügung gestellt. Wer nicht möchte, dass seine ePA-Daten für die Forschung genutzt werden, kann der Weitergabe wie beschrieben mittels ePA-App oder über die  Ombudsstelle der Krankenkasse widersprechen - komplett oder nur für bestimmte Zwecke.

Versicherte sind berechtigt, jederzeit eingestellte Dokumente in der ePA selbst dauerhaft zu löschen. Arztpraxen sind jedoch nicht verpflichtet, einmal gelöschte Daten wieder in die ePA einzustellen. Versicherte können außerdem zusätzliche Dokumente wie abfotografierte Befunde, Daten aus Fitness-Apps und mehr in die ePA einstellen.

Eine Besonderheit sind hochsensible Daten, wie beispielsweise sexuell übertragbare Erkrankungen, psychische Leiden oder Schwangerschaftsabbrüche. Hier müssen Ärzt:innen explizit auf das Widerspruchsrecht hinweisen. Patient:innen können dann unmittelbar im Behandlungsverlauf der Einstellung dieser Informationen widersprechen, so dass diese Daten nicht in die ePA gelangen. Noch schärfer sind die Vorgaben bei genetischen Untersuchungen nach dem Gendiagnostikgesetz. Diese medizinischen Dokumente dürfen nur in der ePA abgelegt werden, wenn Patient:innen ausdrücklich in schriftlicher oder elektronischer Form zugestimmt haben.

Eltern verwalten die ePA für ihre Kinder bis zum 15. Geburtstag und können bis dahin auch für sie widersprechen. Ab dem 15. Lebensjahr können Kinder selbst entscheiden, ob sie die digitale Patientenakte nutzen wollen. Zugriff auf die ePA des Kindes hat aber erst einmal nur das Elternteil, bei dem das Kind familienversichert ist. In der ePA-App kann dieses Elternteil dann dem anderen einen Zugriff einrichten. Laut einer neuen Richtlinie müssen Behandelnde die ePA von unter 15-Jährigen nicht befüllen, wenn erhebliche therapeutische Gründe dagegen sprechen oder dadurch das Kindeswohl gefährdet wäre.

Grundsätzlich können Versicherte bis zu 5 Vertreter:innen Zugriff auf ihre ePA erlauben. Die Erlaubnis, Daten in der ePA einzusehen kann jedoch nicht zeitlich begrenzt werden. Wer kein Smartphone oder Tablet hat, kann Verwandten oder Freund:innen auch Zugriff auf seine ePA geben. Voraussetzung ist, dass diese Personen selbst über eine ePA verfügen. Für die Einrichtung der Vertretung muss die ePA-App der Krankenkasse der betroffen Person bei der Vertretung installiert und mit deren PIN freigeschaltet werden. In dieser App muss dann der Vertretung der Zugriff gestattet werden. Danach kann Ihre Vertretung in der eigenen ePA-App den Zugriff auf die weitere Akte einrichten – auch wenn beide bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert sind.