Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat eine "Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme" veröffentlicht. Darin werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Durchführung von Videokonferenzen durch Unternehmen, Behörden und andere Organisationen erläutert. Angesprochen sind sowohl Verantwortliche, die einen Videokonferenzdienst selbst betreiben oder von Dienstleistern betreiben lassen als auch Nutzer von Videokonferenzsystemen, die als Online-Dienst angeboten werden. Ergänzend zur Orientierungshilfe veröffentlicht die DSK eine Checkliste in der die rechtlichen und technischen Anforderungen an Videokonferenzsysteme in übersichtlicher Form zusammengefasst werden.

Anlass für die Erstellung der Orientierungshilfe und die dazugehörige Checkliste waren zunehmend Unsicherheiten bei den Anwendern und Verantwortlichen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Videokonferenzsystemen. Die Orientierungshilfe beschreibt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen umzusetzen sind. Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen werden personenbezogene Daten der teilnehmenden Personen sowie gegebenenfalls von Dritten verarbeitet, unter anderem deren Äußerungen in Ton und Bild. Für diese Datenverarbeitung benötigt der für die Durchführung der Videokonferenz Verantwortliche eine Rechtsgrundlage. Wird ein Videokonferenzdienst-Anbieter genutzt, der personenbezogene Daten auch für eigene Zwecke oder Zwecke Dritter nutzen will, ist eine Rechtsgrundlage für die damit verbundene Offenlegung der Daten regelmäßig schwierig zu begründen. Gegenüber einem Auftragsverarbeiter ist daher im Auftragsverarbeitungsvertrag sicherzustellen, dass dieser die personenbezogenen Daten der teilnehmenden Personen nur auf Weisung des Verantwortlichen und nicht für eigene Zwecke verarbeitet.

Zudem sind die Verantwortlichen zur Datensparsamkeit verpflichtet. Es dürfen nur die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die zur Zweckerreichung erforderlich sind. Dieser Grundsatz ist bereits bei der Auswahl, aber auch bei Einrichtung und Betrieb eines Videokonferenzsystems zu beachten.