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Der Spion am Arbeitsplatz - wenn Arbeitgeber die Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz ausspähen

Die Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder für den nicht-öffentlichen Bereich verabschiedeten gemeinsam eine „Orientierungshilfe zur datenschutzgerechten Nutzung von E‑Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz“.

Die Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz ist für viele Beschäftigte nicht mehr wegzudenken. Dies betrifft mittlerweile nicht nur betriebliche Belange. Arbeitgeber gestatten immer häufiger den Beschäftigten die betriebliche Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) auch für private Zwecke zu nutzen, nicht zuletzt, weil die Kosten für Kommunikation im Laufe der Zeit erheblich gesunken sind und die Beschäftigten auch am Arbeitsplatz jederzeit privat erreichbar sein wollen.

Die Aufsichtsbehörden erreichen daher immer wieder Anfragen von Arbeitgebern, ob und in welchem Umfang die private Nutzung überwacht werden darf. Dabei geht es den Arbeitgebern in erster Linie um die Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und um den Zugriff auf betriebliche E‑Mails, wenn der Beschäftige abwesend ist. Nicht zuletzt hat der Arbeitgeber auch ein Interesse daran, das Verhalten und die Leistung der Beschäftigten zu kontrollieren.

Auch den Beschäftigten sind die Grenzen einer zulässigen Nutzungen nicht immer bekannt oder sie befürchten eine lückenlose Überwachung durch den Arbeitgeber, der die Beschäftigten im Internet auf Schritt und Tritt verfolgt oder die private Kommunikation ausspäht.

In den Beratungsgesprächen stellte sich immer wieder heraus, dass den Arbeitgebern oftmals aus Unkenntnis gravierende datenschutzrechtliche Fehler unterlaufen, die im schlimmsten Falle sogar strafrechtlich relevant sind. Viele Arbeitgeber sind sich nicht hinreichend im Klaren, dass sie beim Umgang mit den personenbezogenen Daten der Beschäftigten und deren Kommunikationspartnern datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten haben.

Mithilfe der Orientierungshilfe sollen künftig bestehende Rechtsunsicherheiten durch klare Vorgaben beseitigt werden. Welche konkreten Anforderungen dabei gelten, hängt davon ab, ob und in welchem Umfang den Beschäftigten neben der betrieblichen auch eine private Nutzung von E-Mail und/oder Internet gestattet wird.

„Dieses Papier schafft endlich Klarheit im Dschungel der Kommunikation am Arbeitsplatz. Es enthält Hinweise zur datenschutzgerechten Kommunikation im modernen Büro und bietet erstmals eine Muster-Vereinbarung, die von den Unternehmen als Vorlage genutzt werden kann. Sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte erfahren, welche Rechte sie haben, aber auch welche Pflichten es zu beachten gilt", so Reinhard Dankert, Datenschutzbeauftragter von Mecklenburg-Vorpommern und Vorsitzender der Datenschutzkonferenz.

Die Orientierungshilfe dient in erster Linie privaten Arbeitgebern, Beschäftigten sowie Betriebsräten und stellt die datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Bereitstellung von E‑Mail und Internet am Arbeitsplatz dar, kann aber auch als Orientierung für Behörden dienen. Dabei werden sowohl die aktuelle Rechtslage als auch arbeitsrechtliche Grundsätze berücksichtigt.

Die Orientierungshilfe ist unter anderem zu finden unter www.datenschutz-mv.de.